1. Czy Archiwum Prac Dyplomowych to to samo co Archiwum Uniwersytetu Rolniczego?

Odpowiedź brzmi nie. Archiwum Prac Dyplomowych to jeden z modułów elektronicznej ewidencji studentów w ramach USOS, przechowywane są w nim elektroniczne wersje prac dyplomowych. Archiwum Uniwersytetu przechowuje także prace dyplomowe studentów, począwszy od pierwszych absolwentów  (w wersji papierowej), aż do czasów współczesnych (w wersji papierowej oraz częściowo w elektronicznej).

2. Czy w Archiwum trzeba podbić kartę obiegową?

W Archiwum nie podbija się karty obiegowej. Trafiają tutaj bowiem akta studentów skreślonych i absolwentów, którzy przed otrzymaniem dyplomów oraz innych poświadczeń ukończenia studiów musieli zamknąć wszystkie sprawy związane z przebiegiem studiów, ujęte w karcie obiegowej.

3. Jakie dokumenty po ukończeniu studiów mogę odebrać z Archiwum?

Jeśli akta absolwenta lub osoby skreślonej z listy studentów znajdą się w Archiwum to niektóre dokumenty można odebrać bezpośrednio w tej jednosce. Są to: dyplom ukończenia studiów i jego odpisy (warunek: opłata za dyplom i jej potwierdzenie w aktach, wszystkie pieczątki w obiegówce) a także: świadectwo dojrzałości, świadectwo ukończenia szkoły średniej, indeks oraz zdjęcia. Archiwum wydaje także zaświadczenia potwierdzające przebieg studiów dla absolwentów, ale tylko w przypadku kompletu dokumentacji.

4. Czy dokumenty muszę odebrać z Archiwum osobiście?

W przypadku oryginałów dokumentów, takich jak dyplom ukończenia studiów, świadectwo dojrzałości konieczny jest osobisty odbiór bądź przez upoważnioną do tego osobę. Zaświadczenia o ukończeniu studiów można odebrać osobiście lub za pośrednictwem poczty (list polecony z Kancelarii Uczelni).

5. Gdzie mogę uzyskać zaświadczenie o programowym czasie trwania studiów?

Zaświadczenie o ukończeniu studiów można uzyskać w Archiwum Uniwersytetu Rolniczego bądź we właściwym Dziekanacie.

6. W jaki sposób uzyskać zaświadczenie o programowym czasie trwania studiów?

Aby uzyskać zaświadczenie o programowym czasie trwania studiów należy skontaktować się telefonicznie lub drogą elektroniczną. Jeśli Archiwum posiada komplet dokumentów, takie zaświadczenie może być wydane. Czasami potrzebne jest uzupełnienie informacji poprzez przedłożenie indeksu lub dyplomu ukończenia studiów. Zaświadczenie można odebrać osobiście bądź listem poleconym.

7. Jak długo trzeba czekać na wydanie zaświadczenia o programowym czasie trwania studiów?

Upoważniony pracownik Archiwum przygotowuje zaświadczenie niezwłocznie po weryfikacji danych zawartych w aktach osobowych lub uzupełnieniu brakujących informacji przez osoby zainteresowane. Po spełnieniu powyższych warunków, osoby zgłaszające się do Archiwum osobiście, otrzymają zaświadczenie w tym samym dniu. Przy wysyłce pocztą czas oczekiwania wynosi kilka dni od momentu wystawienia zaświadczenia.

8. Czy wydanie zaświadczenia o programowym czasie trwania studiów jest odpłatne?

Zaświadczenia o programowym czasie trwania studiów wydawane są bezpłatnie.

9. Czy Archiwum prowadzi szkolenia dla pracowników Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie z zagadnień archiwizacji dokumentów oraz instrukcji kancelaryjnej?

Aktualnie Archiwum nie prowadzi szkoleń dla pracowników. Udziela jednak wszelkich możliwych porad dot. prawidłowej interpretacji instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej. W planach Uczelni, w oparciu o zalecenia pokontrolne Archiwum Narodowego, przewidziane jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Uniwersytetu.

10. W jakich godzinach Archiwum przyjmuje strony?

Archiwum przyjmuje strony w godz. 10-13 od poniedziałku do piątku. W uzasadnionych przypadkach (dłuższa kwerenda archiwalna, sytuacje losowe) pracownicy są także dostępni w godz. 8-15.

11. Czy Archiwum Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie udostępnia dokumenty historyczne i na jakich zasadach?

Archiwum UR udostępnia swój historyczny zasób w oparciu o instrukcję archiwalną i metodyczną. Dostęp do tego typu materiałów możliwy jest po złożeniu pisemnej prośby do kierownika jednostki (Dyrektor Biblioteki Głównej) i uzyskaniu zgody. W niektórych przypadkach dostęp do materiałów historycznych możliwy jest dopiero po uzyskaniu zgody Rektora Uniwersytetu Rolniczego lub osoby przez Niego wyznaczonej.

12. Czy Archiwum Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie udostępnia prace dyplomowe studentów i absolwentów Uniwersytetu Rolniczego?

Archiwum UR udostępnia prace dyplomowe absolwentów w oparciu o instrukcję archiwalną dot. funkcjonowania tej jednostki, a także wewnętrzny regulamin dot. wypożyczani prac dyplomowych. Prace udostępniane są na miejscu, po uprzednim uzyskaniu zgody kierownika jednostki (Dyrektor Biblioteki Głównej UR) lub osoby wyznaczonej, w oparciu o pisemną prośbę. Powinna ona zawierać uzasadnienie, do jakich celów będzie wykorzystywana praca dyplomowa. Tego typu materiałów archiwalnych nie można kopiować ani powielać w innej formie.